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Capítulo 6.- Teoría del Café: Construir la fortaleza

Teoría del Café: Construir la fortaleza

Objetivo: Diseñar una empresa virtual para trabajar en cualquier lugar del mundo.

¿Qué es una empresa virtual? Es aquella empresa que atiende a sus clientes y accede a su documentación a través de un dispositivo con conexión a Internet, permitiendo la deslocalización de los trabajadores.

Adaptar la empresa a internet permite:

  • Ofrecer precios competitivos.
  • Rapidez de respuesta.
  • Movilidad, flexibilidad y deslocalización de la empresa.
  • Reducir costes ordinarios (oficina, luz, agua, impuestos…).
  • Ahorrar dietas y transporte.
  • Actuar una empresa local en un ámbito internacional.
  • Eliminar barreras geográficas.
  • Aumentar la productividad.
  • Aumentar la profesionalidad y calidad del servicio.

6.1. Elementos necesarios para crear una empresa virtual

6.1.1. Página web

Una página web es un espacio público virtual en Internet donde una empresa informa y publica sobre:

  • Quién es.
  • A qué se dedica.
  • Cómo trabaja.

Elementos que se deben conocer antes de contratar una página web:

  • Diseño de la página.
  • Precio.
  • Dominio (nombre de la página).
  • Composición de la información.
  • Permanencia.
  • Mantenimiento.
  • Posicionamiento web.
  • Cuentas corporativas.
  • Precio y forma de actuar para futuros cambios.

6.1.2. Intranet & Gestor documental

Espacio virtual privado en Internet que utiliza la empresa para:

  • Gestionar, compartir, recibir y enviar documentación.
  • Generar una base de datos de fácil acceso a la documentación desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
  • Aumentar la productividad y mejorar la comunicación. Se reducen los tiempos de respuesta con clientes, empleados y proveedores.

El gestor documental más aconsejado actualmente es DROPBOX.

6.1.3. Videoconferencia 

Sistema virtual por el que dos o más personas pueden comunicarse estando en lugares diferentes con un dispositivo con conexión a Internet.

Antes, un buen sistema de videoconferencia era un sistema cerrado, con un precio muy caro y no accesible para la mayoría de las personas. Ahora, es un sistema abierto con precios accesibles y licencias gratuitas.

Elementos necesarios para una videoconferencia:

  • Ordenador, portátil, tablet o smartphone.
  • Cámara web.
  • Micrófono.
  • Conexión a Internet (cada software requiere unas condiciones diferentes).
  • Software:
    • El más famoso: Skype.
    • El más profesional: Cisco Webex.

6.1.4. Redes sociales

Estructura social donde las personas, relacionadas por diferentes vínculos (amistad, parentesco, trabajo…), se conectan a través de Internet para comunicarse y compartir archivos, vídeos e imágenes”. (Definición extraída de Wikipedia)

Las redes sociales más conocidas son:

  • Twitter
  • Facebook
  • Linkedin
  • YouTube
  • Google +
  • Instagram
  • Pinterest

Las más recomendables para empezar son Facebook, Twitter, Instagram, YouTube y linkedin por: la privacidad, número de usuarios a nivel mundial y la posibilidad de intercambiar información.

6.1.5. Programas de Gestión On-line

Los programas de gestión On-line son aplicaciones alojadas en la nube utilizadas para la gestión diaria de la empresa. Son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Los programas más solicitados son: Facturación, contabilidad, gestor de clientes o bases de datos.

Aspectos a conocer antes de contratar un programa de Gestión On-line:

  • Precio.
  • Duración / permanencia del contrato.
  • Tipo de soporte técnico.
  • No son programas de escritorio.
  • No se compra un programa, se adquiere LICENCIAS.
  • Número de documentos máximos de trabajo (diario, semanal, mensual…).
  • Niveles de seguridad.
  • Márgenes de comisión.
  • Número de usuarios utilizando la aplicación al mismo tiempo.

Uno de los servicios mas completos y recomendados de pago y transacción de dinero es PAYPAL.

6.1.6. Centro de negocios

Grandes espacios de oficinas donde se puede alquilar, según las necesidades de cada momento, por horas, días o meses:

  • Puesto de trabajo (conocido también como mesa fría).
  • Despacho individual totalmente equipado.
  • Sala de juntas.
  • Secretaría virtual.
  • Oficina virtual.

Ahorrando costes fijos u ordinarios. Aspectos que se deben conocer antes de contratar un servicio:

  • Precio base fijo y variable.
  • Duración y ruptura del contrato.
  • Condiciones de uso y disfrute.

El Centro de Negocios más grande y recomendable a nivel mundial es Regus. Cuenta con sedes en la mayoría de los países del mundo.

6.1.7. Número, teléfono, centralita y fax virtual 

Número virtual: Línea virtual, con una numeración geográfica o prefijo, que se contrata con una compañía de telecomunicaciones (Movistar, Vodafone, Orange…). Las llamadas que se realicen al número contratado (ejemplo: 954-000000) son desviadas directamente al teléfono móvil.

Centralita virtual: Solución para gestionar varias líneas o números virtuales sin necesidad de soporte físico. Características:

  • No necesita espacio físico para su instalación.
  • Alojada en internet. Funciona con Tecnología Voip (Tarifa de datos).
  • Ofrece todas las ventajas de una centralita física.
  • Flexible y escalonada (aumentar o disminuir el número de líneas según la necesidad).
  • Deslocalización (permite unir todas las telecomunicaciones de varias sedes localizadas en distintos lugares).

Teléfono virtual: Teléfono que carece de soporte físico. Recibe y realiza llamadas mediante un software instalado previamente en un dispositivo (ordenador o portátil) con conexión a internet.

Fax Virtual: Envío y recepción de documentación mediante un sistema similar al correo electrónico cuya funcionalidad se asemeja al fax físico o tradicional.

Mientras conoces, diseñas y construyes la fortaleza, puedes pasar a la siguiente fase:

Capítulo 7.- Teoría del Café: Crear un ejercito

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Capítulo 6.- Teoría del Café: Construir la fortaleza
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Capítulo 6.- Teoría del Café: Construir la fortaleza
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Diseña una empresa virtual para trabajar desde cualquier lugar del mundo
Author

Ramón Calatayud

Me llamo Ramón Calatayud, soy consultor de estrategia y marketing. Disfruto escribiendo novelas, libros de empresa y contenido para blog. Trabajo como ejecutivo de puntos de venta en Jot Down. Bienvenido a mi MBA Personal: Marca Inteligente.

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